Juridische documentatie: wat, waar en wanneer beschikbaar stellen?

Je hebt eindelijk de stap gezet om de juiste juridische documentatie op te (laten) stellen voor jouw onderneming en bent nu in het bezit van algemene voorwaarden, een privacyverklaring, en misschien nog wel veel documenten die voor jouw onderneming van belang zijn. Maar wat doe je vervolgens met die documenten? Lees hier welke juridische documentatie je beschikbaar moet stellen én waar en wanneer je ze moet verspreiden.

Niet ‘zomaar’ een papiertje

Met alleen de documenten hebben, ben je er nog niet. Ik kan niet vaak genoeg benadrukken dat het ook heel belangrijk is om te weten wat in deze documenten staat. Sterker nog: om te snappen wat hierin staat. Je kunt niet van je opdrachtgevers verwachten dat zij zich aan jouw regels houden, wanneer jij zelf niet weet wat die regels zijn. Dus stap 1: zorg dat je (eventueel met de hulp van een jurist) snapt wat in jouw documentatie staat. Vervolgens dien je de documenten op de juiste manier en het juiste tijdstip beschikbaar te stellen. Wanneer jij jouw documenten alleen op jouw computer hebt staan, weet de ander natuurlijk nog steeds niet waar hij of zij aan toe is.

Hieronder kun je van de belangrijkste documenten vinden hoe en wanneer je deze aan je opdrachtgever aanbiedt.

Algemene voorwaarden

Voor jouw algemene voorwaarden is het erg belangrijk deze op de juiste manier aan jouw opdrachtgever te sturen, anders zijn jouw regels niet van toepassing. Je dient algemene voorwaarden beschikbaar te stellen aan je opdrachtgever voordat jullie overeenkomst tot stand komt. Dit betekent dat het versturen van jouw voorwaarden bij je factuur te laat is. De factuur verstuur je tenslotte als jullie al een overeenkomst hebben.

De beste manier is om je algemene voorwaarden als bijlage met je offerte mee te sturen. In je offerte neem je dan een zin op in de richting van “met acceptatie van deze offerte, ga je ook akkoord met de algemene voorwaarden”. Het maakt dan niet uit of je opdrachtgever jouw algemene voorwaarden daadwerkelijk heeft gelezen of niet, want jij kunt op deze manier bewijzen dat je ze tijdig ter beschikking hebt gesteld en je opdrachtgever hiermee akkoord is gegaan.

Alléén verwijzen is niet voldoende

Ik kom nog wel eens tegen dat de ondernemer enkel verwijst naar de algemene voorwaarden die op de website van die ondernemer zijn geplaatst. Uit de rechtspraak is gebleken dat een enkele verwijzing naar de website in geval van dienstverlening niet voldoende is. Daarnaast raad ik het sowieso af om je algemene voorwaarden (naast meesturen met je offerte) ook nog eens op je website te zetten. De kans is dan namelijk groot dan deze worden gekopieerd door een andere ondernemer in jouw branche.

Wanneer jij een webshop hebt en niet met offertes werkt, zul je de algemene voorwaarden uiteraard wel in jouw webshop op moeten nemen. Je doet dit in het bestelproces. Je dient hierbij de algemene voorwaarden nog steeds actief aan te bieden en dus niet zomaar te verwijzen. Daarnaast zet je hier een aanvinkvakje bij, waar de klant aan moet vinken dat hij akkoord is met de algemene voorwaarden. Deze voorwaarden moet de klant tevens als pdf kunnen downloaden, en niet enkel op de website in kunnen zien.

Tot slot krijg ik wel eens de vraag of algemene voorwaarden gedeponeerd moeten worden bij de Kamer van Koophandel. Het korte antwoord hierop is nee. Het deponeren volstaat namelijk alleen wanneer je redelijkerwijs niet in staat bent je voorwaarden anders aan te bieden. 

Voordat de overeenkomst tot stand komt, als bijlage met je offerte meesturen, akkoord op nodig.

Privacyverklaring

Bij de privacyverklaring werkt het allemaal precies anders dan bij de algemene voorwaarden. Hoewel deze manier het de copycats wel heel gemakkelijk maakt, dient deze privacyverklaring namelijk wel op je website te komen staan. De privacyverklaring moet makkelijk vindbaar zijn. Dit houdt in dat wanneer ik als lezer actief op zoek moet naar de privacyverklaring, omdat deze bijvoorbeeld ergens onder een ander kopje in de menubalk (bijvoorbeeld de contactpagina) staat, dit niet de juiste manier is. Dit betekent daarnaast dat de privacyverklaring ook niet als onderdeel van je algemene voorwaarden mag worden opgenomen, dit moet echt een los document zijn. 

De beste en makkelijkste plek om je privacyverklaring neer te zetten is de footer van je website.

Waarom je de privacyverklaring niet alleen in een e-mail mag meesturen

Dit is omdat de privacyverklaring niet alleen betrekking heeft op personen die jouw klant al zijn. Je verwerkt namelijk ook gegevens van potentiële klanten en zelfs van websitebezoekers. Zij dienen allemaal de mogelijkheid te hebben in jouw privacyverklaring te lezen welke gegevens jij van hen verzamelt en hoe jij daarmee omgaat.

De privacyverklaring is een eenzijdige verklaring en geen overeenkomst. Dat betekent dat de lezers deze verklaring in moeten kunnen zien, maar hier geen expliciet akkoord op hoeven te geven. Je hoeft dus nergens in je bestelproces een vakje neer te zetten waarin jij je klanten vraagt akkoord te gaan met de privacyverklaring. 

Dus: in de footer van je website, te allen tijde te raadplegen, geen akkoord nodig.

Cookiestatement

Jouw cookiestatement dient ook altijd beschikbaar te zijn op jouw website, zodat bezoekers van jouw website kunnen zien van welke cookies jij gebruik maakt en hoe zij deze uit kunnen schakelen. Op jouw cookiestatement is net als op jouw privacyverklaring geen akkoord nodig. De toestemming voor cookies dien jij namelijk op een andere manier te vragen, bijvoorbeeld via een cookiebanner. 

Dus: in de footer van je website, te allen tijde te raadplegen, geen akkoord nodig op het statement – wel op het plaatsen van tracking cookies.

Verwerkersovereenkomst

Als verwerker zijnde dien jij aan je opdrachtgevers uit te leggen hoe jij met de niet door jou verzamelde gegevens omgaat en deze beveiligt. Je dient hiervoor dus al een primaire overeenkomst met je opdrachtgever te hebben (zodat je weet welke gegevens je via hem gaat verwerken). Vanaf het moment dat je de primaire overeenkomst hebt gesloten dien je de verwerkersovereenkomst aan je opdrachtgever te verstrekken. Deze dient door beide partijen ondertekend te worden. Ondertekening mag echter ook digitaal, waardoor je dit document via de e-mail aan je opdrachtgever kunt sturen.

Dus: via de e-mail of in persoon aan je opdrachtgever beschikbaar stellen, na het tot stand komen van de primaire overeenkomst, ondertekening nodig.

Overeenkomst van opdracht (en overige contracten)

Een overeenkomst van opdracht – en alle overige contracten en overeenkomsten – sluit jij met je wederpartij. Deze overeenkomsten zijn tweezijdig en dienen daarom altijd door beide partijen ondertekend te worden. Deze kun je dan ook per e-mail sturen om digitaal te laten ondertekenen, of wanneer de overeenkomst tot stand komen waar beide partijen live aanwezig zijn, zorg je dat de overeenkomst in tweevoud met pen wordt ondertekend. Pas na het ondertekenen door beide partijen wordt met de uitvoering van de overeenkomst begonnen. 

Dus: via de e-mail of in persoon, voor uitvoering van de werkzaamheden, ondertekening nodig.

Verwerkingsregister

Het verwerkingsregister vul jij in voor je eigen administratie. De Autoriteit Persoonsgegevens kan ook inzage vragen in dit register wanneer jouw onderneming een AVG controle krijgt.

Dit register verstuur jij echter nooit geheel naar jouw opdrachtgever. Jouw opdrachtgever heeft onder de AVG wel het recht op inzage in zijn gegevens gekregen. Wanneer hij hier gebruik van maakt, kun je het gedeelte uit het verwerkingsregister wat betrekking heeft op die opdrachtgever knippen en naar je opdrachtgever versturen.

Dus: voor eigen administratie, de Autoriteit Persoonsgegevens en gedeeltes voor je opdrachtgevers wanneer zij gebruik maken van hun recht op inzage. Niet nodig vanuit jezelf te versturen.

Meer over juridische documentatie

Heb jij nog vragen over bovenstaande documenten of het ter beschikking stellen? Of wil je bovenstaande documenten op laten stellen? Neem dan contact op via de onderstaande knop.