[RechtSPRAAK]: Lady Lawyer in gesprek met Vyella Kaptein

In deze rubriek ga ik in gesprek met ondernemers over de juridische kant van het ondernemen, conflicten waar zij in verwikkeld zijn geweest of hadden kunnen raken en hier en daar een juridische fuck up. In deze editie wordt Vyella van Online Jungle geïnterviewd.

Vyella is eigenaar van Online Jungle en richt zich op de online marketing van bedrijven. In dit interview vraag ik Vyella naar haar grootste juridische struggles in het ondernemerschap.

Wanneer ben je begonnen met ondernemen?

“In 2015 heb ik me ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Ik had eigenlijk helemaal niet de ambitie om te gaan ondernemen, maar tijdens mijn studie werd steeds vaker gevraagd of ik kon helpen met webteksten, interviews, strategische marketingplannen enzovoorts. In het begin heb ik dit als vriendendienst gedaan, maar dankzij mijn moeder ben ik er uiteindelijk geld voor gaan vragen.”

Dus als je er zo’n beetje in bent gerold heb je je ook niet echt voor kunnen bereiden op het ondernemerschap?

 “Nee, dat was inderdaad wel een ding. Ik ben de eerste drie jaar eigenlijk gewoon gaan werken.”

Wat zijn zoal dingen die je wel graag had willen weten?

 “Ik had de eerste drie jaar bijvoorbeeld niets gestandaardiseerd. Ik moest elke keer alles weer opnieuw doen, nu heb ik inmiddels standaard templates. Ik ben wel heel erg van het noteren en dergelijke, dus mijn overeenkomsten had ik wel direct op orde gelukkig. Maar voor alle andere dingen eromheen had ik simpelweg geen tijd. Ik was alleen maar bezig met werken voor klanten. Op een gegeven moment ben ik twee maanden wat rustiger aan gaan doen en aan mijn bedrijf gaan werken.”

DE EERSTE DRIE JAAR WAS IK ALLEEN MAAR AAN HET WERK VOOR KLANTEN, MAAR NIET VOOR MIJZELF. ZO MOEST IK IEDERE KEER ALLES WEER OPNIEUW DOEN

Voel jij je nu over het algemeen veilig ondernemen?

 “Ja, eigenlijk wel. Ik heb alles juridisch op orde, al heb ik geen verzekering. Ik heb daar wel naar geïnformeerd, maar dat was allemaal zo prijzig, dat ik nu iedere maand voor mezelf gewoon een bedrag opzij zet. Ik heb dus wel altijd een buffer, ik kan altijd ergens op terugvallen. Bij de verzekering had ik toch snel het idee dat als er niks gebeurt je geld gewoon weg is.”

Beschouw je dat nu ook als je grootste risico? Dat er iets gebeurt waardoor je bedrijf stil komt te liggen?

 “Ja, verder heb ik naar mijn idee alles wel helemaal dichtgetimmerd.”

 Voelt het voor jou risicovoller om je business mee op reis te nemen?

 “Eigenlijk ook niet. Een van mijn opdrachtgevers is een IT-bedrijf, dus die heeft mijn laptop helemaal afgeschermd voor risico’s van buitenaf. Natuurlijk kan mijn computer wel gestolen worden, maar dan koop ik een nieuwe.”

Heb je door het reizen dan ook nooit iets niet na kunnen komen wat je wel had afgesproken?

“Ik ben heel erg gestructureerd en georganiseerd, dus ik zorg dat als ik op reis ben deadlines al voor 90% af heb. Dingen als social posts plan ik dan ook altijd al in en dan heb ik ook iemand die dat allemaal in de gaten houdt. Het is alleen wel zo dat ik niet echt naar een land durf te gaan waar de wifi slecht is. Ik zoek altijd wel even uit hoe het daarmee staat.”

IK ZOEK VOORAF WEL ALTIJD UIT HOE DE WIFI IS EEN LAND IS

Je gaf net aan dat je juridisch alles al heel snel geregeld had en je daar ook veilig bij voelt. Heb je desondanks wel eens met een juridisch risico te maken gehad?

 “Zeker, vooral met wanbetaling. Dat vind ik ook echt het minst leuke deel van ondernemen! Ik heb wel een boekhouder, maar mijn facturen en debiteurenbeheer doe ik zelf. Ik vind het niet leuk om achter onbetaalde facturen aan te gaan. Ik probeer het de eerste keer altijd heel luchtig te houden en dan krijg je het meestal ook snel. Maar ik heb nu meegemaakt dat ik er echt een zaak van heb moet maken, en dat zijn dan toch wel momentjes dat ik twijfel of ik niet beter in loondienst kan gaan.”

Maar dan verstuur je je herinneringen dus ook allemaal zelf en niet geautomatiseerd?

“Dat heb ik inderdaad uit staan. Ik krijg zelf wel de melding als een factuur nog niet betaald is, maar ik hou wel van de persoonlijke touch. Ik heb best wat grotere bedrijven met een grote financiële afdeling als klant waarbij het soms wat langer duurt, maar dan weet ik gewoon dat het komt. En omdat ik het dan weet, zou ik het vervelend vinden als dat systeem dan iedere keer automatisch een herinnering zou versturen.”

Je geeft inderdaad aan dat grotere bedrijven bijna altijd hun eigen betalingstermijn hanteren in plaats van die van jou. Maakt het daarbij voor jou nog uit of het een langdurige samenwerking is en je de klantrelatie dus wel graag goed wil houden?

“Ja, ik heb eigenlijk vooral langdurige samenwerkingen, omdat de onderzoeksfase in mijn geval al erg belangrijk is. Ik heb altijd langer contact, vandaar dat ik dat persoonlijke ook zo belangrijk vind.”

DE EERSTE MAAND IN EEN NIEUWE LANGDURIGE SAMENWERKING IS CRUCIAAL OM JE REGELS EN GRENZEN DUIDELIJK TE MAKEN.

Denk je dat je strenger op je betalingstermijn zou zitten als het een eenmalige opdracht was?

“Ja, maar dat komt denk ik vooral omdat je je klant niet goed kent. Bekijk het echt per klant en per situatie. Het is alleen wel zo, ook bij langdurige samenwerkingen, dat je wel vanaf het begin duidelijk moet zijn. Denk niet bij de eerste maand in een nieuwe samenwerking dat je wel even afwacht. De eerste maand is cruciaal om je regels en grenzen duidelijk te maken.”

Fijn dat je meestal door je persoonlijke touch alsnog snel betaald krijgt. Heb je ook wel eens meegemaakt dat het daarmee niet is gelukt?

“Ja, helaas wel. Als persoon ben ik heel erg vriendelijk, dus ik vind het heel moeilijk om op mijn strepen te staan. Maar als het eenmaal uit de hand loopt, moet je wel. In dit geval had ik al een aantal keer contact proberen op te nemen om de factuur alsnog te innen, en zelfs mijn werkzaamheden tijdelijk stopgezet. Ik werk ook met een systeem waarbij ik kan zien of mijn mails geopend zijn, en ze lazen alles, maar ik kreeg gewoon geen reactie en dus ook nog steeds geen geld. Uiteindelijk was ik genoodzaakt een incassobureau in te schakelen. Toen baalde ik wel even dat ik door mijn vriendelijkheid niet serieus werd genomen.

IK BAALDE DAT IK DOOR MIJN VRIENDELIJKHEID NIET SERIEUS WERD GENOMEN

Maar het ging nu inmiddels echt om een heel groot bedrag. Ik heb ook nooit een verklaring van ze gehad, alle communicatie is daarna via het incassobureau verlopen. Ik heb wel gemerkt dat ik een pitbull werd toen ik besefte dat ik gewoon recht had op mijn geld, het werd echt een principekwestie. Ik heb een superleuke samenwerking met ze gehad, maar dit heeft er een zwart randje omheen getekend. We hadden nog heel veel toffe ideeën op de plank liggen, maar ik zou nu nooit meer met ze gaan samenwerken.”

Hoe is deze zaak uiteindelijk afgelopen?

“Na een soap die een aantal maanden duurde hoop je natuurlijk op een goede afloop, maar ik heb uiteindelijk zelf de handdoek in de ring gegooid. Het incassobureau waar ik mee samenwerkte liet mij eenmaal weten dat het begintraject voorbij was en dat de debiteur nog steeds niet betaald had. Zij hebben mij voorgesteld om het traject aan een deurwaarderskantoor te overhandigen, maar dit ging mij zóveel geld kosten. Ik ben altijd een strijder en natuurlijk deed dit pijn, maar het was doorgaan met de kans om nog meer geld kwijt te raken of stoppen en het hopelijk heel snel vergeten. Eigenlijk wil ik er daarom ook niet meer over praten, maar ik doe dit toch omdat ik andere ondernemers hiervoor wil waarschuwen. Je wilt dit namelijk echt niet meemaken!”

Tips van Lady Lawyer: Stel direct duidelijk je grenzen bij een nieuwe samenwerking: zorg ervoor dat jouw opdrachtgever meteen op de hoogte is van jouw regels. Betaalt jouw klant zijn eerste factuur al te laat, ga dan direct in gesprek over jouw betalingstermijn waarmee hij akkoord is gegaan en leg eventueel je werkzaamheden stil totdat de factuur is voldaan. Zo voorkom je dat je het signaal afgeeft dat zij dit vaker kunnen doen en jij niet zo streng met je eigen regels omgaat. Wil je meer weten over het proces in geval van een wanbetaler? Download dan hier de gratis whitepaper.

Beeld: Annebel Eppinga