[RechtSPRAAK]: Lady Lawyer in gesprek met Iris Slabbekoorn

In deze nieuwe rubriek ga ik in gesprek met Digital Nomads en andere ondernemers over de juridische kant van het ondernemen, conflicten waar zij in verwikkeld zijn geweest, hier en daar een juridische fuck up en de gevolgen die reizen met zich mee kan brengen voor je onderneming. In deze eerste editie spreken we Iris van Go Nuts Copywriting.

Iris schrijft als UX copywriter teksten voor websites en zorgt ervoor dat bezoekers van die website ook daadwerkelijk over gaan tot een aankoop. Enkel foutloos Nederlands schrijven is voor Iris niet goed genoeg, zij heeft zich dan ook gespecialiseerd in hoe bezoekers door een website heen bladeren. Go Nuts Copywriting maakt wireframes voor de beste opmaak voor een website om de hoogste conversie te genereren en zorgt ervoor dat websiteteksten ook seo-wise goed in elkaar zitten.

Voel jij je over het algemeen veilig ondernemen?

“Ja en nee. Aan de ene kant wel omdat ik vind dat ik mijn eigen shit wel goed op orde heb nu. Aan de andere kant ben ik voor 70% afgekeurd door het UWV, waardoor ik aan heel veel dingen moet voldoen. Ik heb mijn bedrijf daarom bijvoorbeeld afgescheiden van het bedrijf van mijn vriend, terwijl hij mij wel af en toe helpt bij werkzaamheden voor Go Nuts Copywriting. Daar voel ik me niet altijd fijn bij. Hij valt bijvoorbeeld niet onder mijn verzekering.”

Waar ben je het meest bang voor dat fout kan gaan?

“Dat klanten niet helemaal tevreden zijn en je er onderling niet helemaal uit komt. Ik ben wel bang dat zij dan iets of iemand in gaan schakelen.”

Ik ben vervolgens meteen benieuwd of Iris door die angst sneller toe zou geven aan een ontevreden klant om er dan toch maar onderling uit te kunnen komen. “In het verleden zijn er wel wat dingen gebeurd, waar ik uiteindelijk wel wat makkelijker ben geweest. Andersom trouwens ook. Toen ik iets heb uitbesteed en eigenlijk ontevreden was heb ik het ook sneller naast me neergelegd omdat ik de stap van een daadwerkelijk conflict toch te ver vind gaan op dit moment en dat wel ongemakkelijk vind.”

Zou je wat dieper in kunnen gaan op die bijna-conflicten waar je al mee te maken hebt gehad?

“Recentelijk nog heb ik een contract opgesteld met daarin de werkzaamheden die ik voor een klant zou gaan verrichten. Ik zou allereerst de teksten voor deze klant schrijven en de teksten vervolgens ook gaan integreren op de website. We waren het beide eens over wat in het contract was opgenomen en daar kwam dan ook akkoord op. Achteraf bleek datgene dat in het contract was opgenomen blijkbaar toch te vaag te zijn. Toen ik alle teksten namelijk had geïntegreerd op de website bleek dat toch niet de bedoeling te zijn geweest.

VANAF DAT MOMENT BEN IK ME GAAN BESEFFEN DAT IK MEER STRUCTUUR AAN MOEST BRENGEN EN VAKER AFSPRAKEN ZWART OP WIT VAST MOEST LEGGEN.

Ik had alles zwart op wit staan en wist dat ik in mijn recht stond, maar dat zijn wel van die momentjes dat je ontzettend blij bent met een stok achter de deur zoals je verzekering en een contract. Ik ben nogal een chaoot en vergeet dus wel eens alles schriftelijk vast te leggen, maar in dit geval was dat wel een soort van mijn redding. Vanaf dit moment besefte ik me ook wel dat ik in daar in het vervolg wat meer gestructureerd mee om moest gaan. Als ik in dit geval niks had geregeld, had dit nog wel eens een zaak kunnen worden.”

Maar je had nu alles dus gelukkig wel zwart op wit. Heb je daar dan ook op terug gepakt in de communicatie? 

“Jazeker. Het ging wel heel traag, want de persoon was heel erg van mening dat ik maar moest doen wat zij wilde aangezien zij degene was die betaalde.

Tot ze erachter kwam dat ik echt alles (van het versturen van de offerte tot aan de factuur en zelfs het drie(!) keer versturen van mijn algemene voorwaarden) had gedocumenteerd.
Daar was ik echt ontzettend blij mee en was eigenlijk heel toevallig, omdat ik twee weken daarvoor had gelezen van een andere ondernemer hoe fout iets was gegaan en zij er niet veel aan kon doen omdat zij haar algemene voorwaarden niet had meegestuurd, Toen ik dat las dacht ik echt: oke vanaf nu ga ik ze echt gewoon al-tijd en overal meesturen.”

Je gaat ook best vaak op reis. Voelt het voor jou risicovoller om je business mee op reis te nemen?

“Aan de ene kant wel en aan de andere kant niet, maar ik denk dat dat vooral een mindset dingetje is. Ik denk altijd als ik weg ben dat ik niet goed bereikbaar ben voor mijn klanten en zij dan kunnen gaan zeggen dat dat niet is wat ze vooraf hebben afgesproken. Maar ik ben daar wel altijd heel duidelijk in.

Het tijdsverschil vind ik wel altijd een ding. Het voorval waar we het net over hadden speelde namelijk toen ik in Miami zat met een tijdsverschil van 6 uur. Daardoor kon ik niet direct schakelen en dat was wel even onhandig. Ik zou me hierdoor alleen niet tegen laten houden om weg te gaan. Ik vind dat, zo lang je vooraf eerlijk bent over wanneer je niet in Nederland bent, je klanten weten waarmee ze in zee gaan en waar ze aan toe zijn.”

MENSEN DENKEN WEL EENS DAT IK MET HUN GELD VAKANTIE GA VIEREN. 

Ik vroeg Iris daarna of ze door haar eerlijkheid ook wel eens klanten is misgelopen. “Jazeker! Er zijn natuurlijk een hoop mensen die een mening hebben over digital nomads en denken dat jij met hun geld vakantie gaan vieren. Maar dan weet ik dat dat sowieso niet mijn ideale klant is.”

Heb je door het reizen wel eens een afspraak niet na kunnen komen?

“Ook dat ja. Toen ik in Hawaii was stopte het internet er gewoon mee. Er was nergens op het eiland internet op dat moment waardoor ik mijn deadline niet heb gehaald. De persoon in kwestie waar ik de deadline mee had was zelf ook een digital nomad, dus de consequenties vielen mee. Maar dat was wel een les dat ik de volgende keer beter dingen moet inbouwen.”

Zou je daarvoor dan je deadlines ruimer nemen of eerder aan je deadlines beginnen?

“Ik wil mijn deadlines als ik niet in Nederland ben wel wat ruimer gaan nemen. Ik wil mijn klanten altijd zo snel mogelijk voorzien van dingen en vaak kan dat ook wel, maar als er dan iets tegenzit wordt dat moeilijk. In dit geval heb ik heel hard gewerkt om het alsnog zo snel mogelijk te halen, maar het was eigenlijk al moeilijk, dus ik had dit gewoon wat op moeten schuiven.”

Met welke (juridische) risico’s heb jij verder al te maken gehad?

“Ik heb wel eens te maken gehad met een wanbetaler toen ik in Hawaii zat. Die had mijn werk wel al gepubliceerd, het lag al in de winkel, maar had nog niet betaald. Ik had al drie herinneringen gestuurd, waar niet op werd gereageerd, waardoor ik er uiteindelijk een incassobureau op heb moeten zetten.

IK KREEG NIET BETAALD OMDAT DE BOEKHOUDER VAN MIJN KLANT OP VAKANTIE WAS.

De klant stuurde een heel luchtig mailtje dat dit erg onnodig was, omdat alleen de boekhouder even op vakantie was. Vervolgens nam de boekhouder de communicatie over die vond dat ik maar even moest wachten, omdat iedereen aan het einde van het jaar uitbetaald wilde worden.

Door de druk van het incassobureau hebben ze de factuur daarna wel meteen voldaan. Nu ging dit maar om een klein bedrag, maar het ging meer om het principe dat het al gedrukt in de winkels lag. Zij hadden zelfs hun eigen naam in plaats van die van mij erbij gezet. Daar heb ik uiteindelijk niets meer mee gedaan, omdat ik er door de wanbetaling al helemaal klaar mee was. Ik heb daarna wel direct de samenwerking stopgezet.”

Had je voor de start van je onderneming er wel eens aan gedacht dat je met deze risico’s te maken zou krijg en heb je daar dan ook direct actie op ondernomen door over de juiste juridische documenten te beschikken?

“Ik zei al wel heel snel dat ik me wilde verzekeren en algemene voorwaarden wilde hebben, omdat ik me daar gewoon fijner bij zou voelen. Hoewel ik de verzekeringen dus wel echt pas een tijd later heb afgesloten, heb ik mijn algemene voorwaarden en privacyverklaring vrijwel direct op laten stellen.”

Wat heeft je doen laten kiezen dit uit te besteden en niet zelf te doen?

“Ik wist al meteen dat ik dit niet zelf zou gaan doen, ik wilde er niet eens aan beginnen. Dan zou ik ten eerste zoveel op moeten gaan zoeken, in de hoop dat Google dan de waarheid zou zeggen, en daarnaast zou het dan echt een bij elkaar geraapt zooitje worden. Een template downloaden in de hoop dat die misschien enigszins toepasbaar zou zijn in wat ik precies doe was ook geen optie. Ik heb met zoveel extra risico’s te maken met alle verschillende werkzaamheden die ik uitvoer, dat een template dat nooit genoeg zou kunnen coveren.

Heb je je documenten wel eens in moeten zetten?

 “Ja, al zo vaak. Vaak vanwege de betalingstermijn van 14 kalenderdagen die ik hanteer, maar voor je het weet heb je drie maanden je geld niet en dat is toch lastig als je gewoon je huur moet betalen en wil eten. Klanten hanteren dan bijvoorbeeld de profit first methode en doen hun administratie dan alleen op bepaalde dagen. Dan moet ik wel echt duidelijk terugverwijzen naar mijn betalingstermijn waar ze mee akkoord zijn gegaan.

Ook heb ik al eens meegemaakt dat klanten zeggen dat de door mij geschreven teksten hen niet opleveren waarvoor ze me hadden ingeschakeld, maar dan blijkt dat ze zelf wijzigingen hebben aangebracht in de teksten. Ik bewaar alles dus zodra ik dat zie leg ik ze aan de hand van mijn algemene voorwaarden uit dat wijzigingen voor hun eigen risico komen.”

KLANTEN KOMEN VAAK MET HET EXCUUS DAT ZE NIET WISTEN DAT IK ALGEMENE VOORWAARDEN HAD.

Vind je het moeilijk om dan terug te verwijzen naar wat is afgesproken? Voel je je dan een soort van boeman?

“Dat ligt er een beetje aan wie de klant is en hoe ze er zelf op reageren. Als jij gewoon eerlijk toegeeft dat je fout zat dwing je veel meer respect bij mij af dan dat je met allerlei excuusjes aan komt zetten. Dus het ligt wel een beetje aan de context. Vaak wordt er zelfs gezegd als ik terugverwijs naar mijn algemene voorwaarden dat ze niet wisten dat ik die had, terwijl ik ze dus altijd extra vaak mee stuur.

Tip van Lady Lawyer: Zorg er altijd voor dat jij afspraken duidelijk vast legt, het liefst in algemene voorwaarden. Deze moet je dan wel op het juiste moment meesturen om ze toepasbaar te kunnen verklaren. Dit moet gebeuren voordat de overeenkomst tot stand komt, de beste manier is dan ook als bijlage bij je offerte. Zet in je offerte dan ook altijd neer dat, wanneer ze akkoord gaan met de offerte, ze ook akkoord gaan met de algemene voorwaarden. Zo kun jij altijd bewijzen dat zij op de hoogte hadden kunnen zijn van de afspraken. Lees hier hoe en op welk moment jij je andere juridische documenten aan hoort te bieden.