Monitoren op de werkvloer: hoe zit het precies?

Een camera hier, een werktelefoon daar. Het klinkt ons bekend in de oren. Zelfs zó bekend, dat we het allemaal maar voor lief nemen. Het lijkt ook weinig kwaad te kunnen, maar is dit allemaal wel zo? Hoe zit het precies met monitoren op de werkvloer?

Inbreuk op privacy

Ondanks dat het recht op privacy in artikel 10 van onze Grondwet is verankerd, wordt hier toch nog regelmatig inbreuk op gemaakt. Zeker op de werkvloer wordt dit grondrecht niet altijd even goed omarmd. We zien allemaal de camera’s op het werk hangen en zijn ons ook bewust van het feit dat we worden opgenomen. Maar velen weten niet dat er ook zogenoemde ‘heimelijke’ manieren van monitoren bestaan. Deze manieren van monitoren zijn een stuk minder opvallend dan een camera die in de hoek van jouw kantoor hangt. 

Denk bij heimelijke manieren van monitoren aan een TLS-beveiligingssysteem. Dit systeem zorgt ervoor dat het netwerk van jouw werkgever wordt beschermd tegen hackers. Een side-effect hiervan is dat ook het gebruik van het internet op dit netwerk door de werknemers wordt bijgehouden. Ook zijn de mogelijkheden tot monitoren de laatste jaren flink toegenomen dankzij de snelle ontwikkeling van de technologie. Zo hebben algoritmen hun intreden gedaan. Deze zijn op basis van reeds verzamelde data in staat om voorspellingen te doen. Om een voorbeeld te geven: op basis van Facebook-likes kan een algoritme een voorspelling doen over de politieke kleur van een persoon. Het feit dat dit soort ontwikkelingen zich voordoen is zowel ontzettend handig als angstaanjagend.

Kortom, als jij tussen jouw werkzaamheden door even snel wat denkt op te zoeken over die nieuwe auto die je misschien wilt gaan kopen, of even snel een berichtje wilt sturen via jouw zakelijke e-mail adres naar het thuisfront: weet dat jouw werkgever mee kan kijken! 

Belang van monitoren op de werkvloer

Natuurlijk, jouw werkgever heeft zeker belang bij het monitoren. Het kan ervoor zorgen dat het eigendomsrecht van het bedrijf beter wordt beschermd en ook kan daardoor verlies van het bedrijfseigendom worden voorkomen. Daarnaast kan de productiviteit van de werknemers worden bijgehouden. Maar hierbij komt de vraag naar boven: welk belang weegt zwaarder? Het belang van het bedrijf, of de privacy van de werknemer? Om tot een antwoord te komen duiken we in de volgende paragraaf dieper het recht in.

Het recht op privacy en de verwerking van persoonsgegevens

Het recht op privacy heeft door de jaren heen flink wat ontwikkelingen doorgemaakt. Zo kennen velen de Wet bescherming persoonsgegevens vast nog wel. Deze wet is vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Algemene verordening gegevensbescherming, ook bekend onder de noemer AVG. Door de AVG hebben onder andere werknemers méér rechten gekregen, en dat is natuurlijk gunstig. Maar laten we hier dan ook gebruik van maken! Dat start bij het begrijpen van wát nu precies jouw rechten zijn en waar jouw werkgever zich aan moet houden tijdens het monitoren.

Bij het monitoren worden persoonsgegevens verwerkt en daarom moet dit op een legitieme wijze gebeuren. De AVG kent 6 redenen, met een chique woord ook wel grondslagen, waarbij het verwerken van gegevens is toegestaan:

• Er moet toestemming zijn gegeven door de persoon om wie het gaat
• Voor de uitvoering van een overeenkomst
• Voor de nakoming van een wettelijke verplichting
• Om vitale belangen te beschermen
• Om een taak van algemeen belang of openbaar gezag uit te voeren
• Voor het gerechtvaardigd behartigen van een belang

Toestemming geven of niet

Op de werkvloer wordt regelmatig de grondslag ‘toestemming’ gebruikt voor de verwerking van de persoonsgegevens. Toch is het niet altijd verstandig om gegevens te verwerken op basis van deze toestemming. Dit ligt aan het feit dat toestemming binnen een werkgever-werknemer relatie amper vrijwillig wordt gegeven, wat echter wél een voorwaarde is. Als werknemer ben je vaak afhankelijk van de werkgever en hierdoor ben je snel geneigd toestemming te geven, omdat je bang bent dat er aan weigering nadelen verbonden zitten. Goed om te weten is dat toestemming altijd weer kan worden ingetrokken.

Daarnaast kan toestemming alleen als legitieme grondslag dienen als er géén nadelige gevolgen kleven aan de toestemming en als er géén dwang, druk of onvermogen om de vrije wil uit te voeren bestaat. 

Gerechtvaardigd monitoren op de werkvloer

De meest geschikte grondslag voor verwerking van persoonsgegevens op de werkvloer is de laatste: het gerechtvaardigd belang. De verwerking mag alleen indien het noodzakelijk is voor de legitieme belangen van de werkgever, tenzij dit belang wordt overschreden door het belang van de werknemer. Maar welk belang weegt dan eigenlijk zwaarder? Om hier een antwoord op te krijgen moet er een belangenafweging gemaakt worden. 

Over het algemeen kent het belang van de werknemer een bredere reikwijdte dan het belang van de werkgever. Maar waar wordt er nu eigenlijk naar gekeken als jouw werkgever zo’n belangenafweging maakt? 

Belangen beschermen

Allereerst moet er worden gekeken naar wat voor impact de verwerking op de werknemers heeft. Nadat de werkgever beide belangen (namelijk ook zijn eigen belang) heeft geanalyseerd, moet er een voorlopig evenwicht worden vastgesteld. Als er nog steeds twijfels bestaan, dan kan er worden gekeken of er waarborgen bestaan die de werknemer meer bescherming bieden, waardoor de verwerking alsnog legitiem kan zijn. Ook is het belangrijk dat jouw werkgever in de gaten houdt of de verwerking van jouw gegevens wel in verhouding staat tot de te nemen maatregel en of daarbij ook andere, minder ingrijpende maatregelen mogelijk zijn om zo de gegevensverwerking te verminderen. Ook moet jouw werkgever áltijd een gebruiksbeleid implementeren en deze vervolgens ook naar jou en andere werknemers communiceren. Hierin moet worden uitgelegd wat het toegestane gebruik van het netwerk en de apparatuur is. Daarnaast moet de verwerking van de persoonsgegevens ook duidelijk worden vastgelegd zodat het voor de werknemer duidelijk is waar hij/zij aan toe is. 

En wat nu als er data is verzameld? Jouw werkgever moet dan door middel van ‘doelbinding’ een limiet stellen op het ‘mogen gebruiken’ van de verzamelde data. Hierbij moet duidelijk het doel van het verzamelen van de gegevens naar voren komen. Daarnaast mag de data ook niet voor meer doeleinden worden gebruikt en verwerkt dan dat bij deze doelbinding is aangegeven. 

Cameratoezicht

Om het bovenstaande wat in te kleuren nemen we de situatie van een supermarkt, waar een camera 24/7 alles in de gaten houdt. Mogen de camera’s zomaar alles opnemen wat er in de winkel gebeurt, met inbegrip van alle medewerkers die ploeterend alle schappen aanvullen en klanten helpen? Nee, natuurlijk mag dit niet ‘zomaar’. 

Wat we hierboven geleerd hebben is dat de werkgever hiervoor een gerechtvaardigd belang moet hebben. Denk daarbij aan het tegengaan van diefstal of vernielingen. Daarnaast moet het cameratoezicht noodzakelijk zijn, wat betekent dat het belang ‘tegengaan van diefstal of vernielingen’ niet op een andere manier kan worden verwezenlijkt. Ook moet het cameratoezicht een onderdeel zijn van een aantal andere regels om het doel ‘tegengaan van diefstal of vernielingen’ te verwezenlijken. Verder moet de werkgever een belangenafweging maken en toestemming krijgen van de ondernemingsraad om camera’s in te zetten. 

De werkgever mag daarnaast de camerabeelden niet voor eeuwig bewaren: er geldt namelijk een bewaartermijn van 4 weken. Het állerbelangrijkste is misschien wel dat de werkgever altijd aan zowel zijn werknemers als aan de klanten moet laten weten dat er een camera hangt en voor welk doel deze er hangt. 

Maar ook wanneer je werkgever aan deze voorwaarden heeft voldaan betekent dat niet dat jij niks meer kunt doen tegen deze opnames. Volgens de AVG blijven de werknemer en klanten rechten houden. Denk hierbij aan het recht om de camerabeelden in te zien, het recht om vergeten te worden, het recht op beperking van de verwerking en het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van de verkregen persoonsgegevens.

Monitoren van medewerkers

Ook al kán het monitoren dus een inbreuk maken op je privacy, wil dit nog niet zeggen dat iedere manier van monitoren dat doet. Monitoren mag, mits het met een legitieme grondslag gebeurt. Heb jij het gevoel dat je ergens toe wordt gedwongen of dat jouw werkgever zijn zaakjes niet volledig op orde heeft? Wees niet bang en kaart dit gerust aan! Daar hebben jullie allebei baat bij.