Later als ik dood ben…

Zittend op het strand van Noordwijk aan Zee droom ik over mijn toekomst als ondernemer. Ik droom over waar ik over bijvoorbeeld vijf jaar wil zijn als ondernemer, hoeveel klanten ik dan heb en of ik dan helemaal zelfstandig ben of toch ook nog werkzaam in het notariaat.

Een vraag waar ik liever niet over nadenk op die heerlijke plek, is wat er met mijn bedrijf zou moeten gebeuren als ik overlijd. Voor velen is dit een onderwerp waar ze liever niet over nadenken, laat staan over praten. Toch is het een heel belangrijk onderwerp. Je kunt nu al een heleboel dingen vastleggen voor die situatie, zodat jouw dierbare nabestaanden noch jouw klanten met de brokken achterblijven.

 Wettelijke regeling

In de Nederlandse wet is bepaald wie je erfgenamen zijn. Deze wettelijke regeling is van toepassing als je geen testament gemaakt hebt.

In eerste instantie zijn je echtgenoot/echtgenote (let op: dus niet de persoon waar je een samenlevingscontact mee hebt) en/of je kinderen je erfgenamen. Heb je geen echtgenoot of kinderen, dan zijn je ouders en eventuele broers en/of zussen je erfgenamen. Komen we ook in die groep niemand tegen, dan gaan we nog verder je stamboom uitpluizen en komen we via opa’s en oma’s bij je ooms, tantes, neefjes en/of nichtjes uit. Jouw erfgenamen erven je volledige vermogen (dus bezittingen en eventuele schulden), inclusief je bedrijf. Als er meerdere erfgenamen zijn, worden zij gezamenlijk eigenaar van jouw vermogen en zij zullen met elkaar moeten afspreken hoe ze dat onder elkaar verdelen.

Jouw bedrijf

Wanneer je een eenmanszaak hebt, wordt deze geacht te zijn gestaakt op het moment dat je overlijdt. Staken houdt in dat de onderneming zelf – denk hierbij bijvoorbeeld aan de dienst die je verleent of het verkopen van je product- is gestopt en dat er nog (fiscaal) het een en ander afgerond moet worden voordat er sprake  is van het daadwerkelijke einde van je onderneming door uitschrijving bij de KvK. Dit betekent niet dat (één of meer van) je erfgenamen de onderneming niet kan voortzetten. Hierbij is het belangrijk om te kijken naar de rechtsvorm waarin voortgezet wordt, die afhankelijk is van het aantal personen wat de onderneming voortzet.

Ook is het belangrijk te kijken naar de nog lopende afspraken/opdrachten/contracten met klanten en/of leveranciers. Ondanks voornoemde staking, zijn je erfgenamen wel verplicht jouw onderneming waar te nemen: zo moeten ze bijvoorbeeld zorgen dat belastingaangiften ingediend worden, zorgen dat alle nog te betalen facturen betaald worden en voor zover mogelijk de lopende afspraken voldoen en uitgaande facturen versturen.

Testament

Wanneer je (deels) af wilt wijken van de wettelijke regeling is een testament noodzakelijk. In Nederland is in de wet vastgelegd dat een testament vastgelegd moet worden in een notariële akte. Je kunt in een testament bijvoorbeeld onderscheid maken tussen je privé-vermogen en je ondernemingsvermogen en voor beiden andere erfgenamen benoemen.

Zo’n notariële akte vereist dus een bezoekje aan de notaris. De meeste notarissen zijn niet langer saai en onbegrijpelijk en denken juist graag met je mee -ook als het gaat over de kosten voor een akte- dat maakt zo’n bezoekje minder vervelend dan je misschien denkt  😉

Aanvullende regeling – de executeur

Naast vastleggen wie je erfgenamen zijn, zijn er ook nog andere regelingen die vaak in een testament worden opgenomen. Eén van die andere regelingen is een belangrijke om -zeker als ondernemer- over na te denken. Het betreft de afwikkeling van jouw nalatenschap: wie wordt jouw executeur? De executeur is jouw vertrouwenspersoon. Je kunt kiezen welke bevoegdheden je een executeur meegeeft: van alleen het regelen van je uitvaart tot het afwikkelen en verdelen van je gehele nalatenschap. Daarbij is het mogelijk dat je bijvoorbeeld voor het regelen van je uitvaart een familielid benoemt, terwijl je voor de verdere (zakelijke) afwikkeling iemand anders benoemt. Je executeur hoeft niet één van je erfgenamen te zijn.

Deze (zakelijke) executeur is dus de persoon die jouw onderneming waar gaat nemen en vervolgens gaat afwikkelen of overdragen aan jouw erfgenamen/opvolger(s). Het is van belang dat deze persoon weet wat jouw wensen zijn en waar hij/zij de informatie kan vinden die nodig is voor het uitvoeren van deze taak. Hierbij kun je denken aan de contactgegevens van je boekhouder/accountant of een andere persoon die (grotendeels) weet hoe jouw bedrijf in elkaar zit, de wachtwoorden voor bijvoorbeeld je e-mail, je computer en andere zakelijke software met informatie over en van jouw bedrijf, je klanten en eventuele lopende contracten.

Het allerbelangrijkste is dat je jouw voornemen om iemand tot executeur te benoemen met de betreffende persoon bespreekt. Dit heeft twee redenen: ten eerste kun je die persoon vragen of hij/zij deze taak in de toekomst op zich zou willen nemen (en bij een ‘nee’ dus op zoek gaan naar iemand anders) en ten tweede kun je jouw wensen persoonlijk bespreken en aangeven waar alle benodigde informatie te vinden zal zijn.

Daarnaast is het handig om voornoemde gegevens in een (online) document of een map te bewaren, zodanig dat jouw executeur daar bij kan na jouw overlijden. Zet dit document dus niet op jouw eigen computer die vervolgens beveiligd is met een wachtwoord wat niemand weet. Een goede optie is bijvoorbeeld een digitale kluis (via een notaris) waar je allerlei wachtwoorden, documenten, bankgegevens etc. in kunt opslaan, waarvan de sleutel alleen vrijgegeven wordt aan de executeur (en als die er niet is aan jouw erfgenamen) na jouw overlijden.

Tot slot kun je natuurlijk ook al deze informatie en jouw specifieke wensen ‘ouderwets’ opschrijven en/of uitprinten en verzamelen in een map die je vervolgens ergens in huis opruimt. Deel die plek dan met je executeur.

Wanneer je geen executeur benoemt en dit alles over wilt laten aan jouw erfgenamen, dan geldt het vorenstaande uiteraard ook. Het is dan wel van belang dat alle erfgenamen op de hoogte zijn. Het is mogelijk dat je nog niet aan je erfgenamen wilt laten weten dat ze jouw (beoogde) erfgenamen zijn. Je bent namelijk nooit verplicht om de inhoud van je testament met iemand te delen. Erfgenamen hebben pas recht op informatie over de inhoud na jouw overlijden. Wanneer jij inderdaad nog niks met je erfgenamen wenst te bespreken over jouw nalatenschap, zorg dan zeker dat je een executeur benoemt.

Welke route je ook kiest, zorg dat je de relevante gegevens up-to-date houdt: wachtwoorden veranderen nog weleens, net als wensen. Ik adviseer mijn cliënten om eens in de vijf jaar hun testament eens tegen het licht te houden en te kijken of het nog beantwoordt aan hun wensen. Als het gaat om de informatie voor jouw executeur, raad ik je aan die gegevens jaarlijks na te lopen.

Overigens is het ook mogelijk al je wensen en informatie op te nemen in het testament zelf. Ik zal echter altijd één van bovenstaande routes adviseren, juist omdat wensen en gegevens nog weleens veranderen. Een aanpassing van die gegevens, vergt dan dus een aanpassing van je testament via de notaris. Die aanpassing is (meestal) niet kosteloos.

… wil ik mijn dierbaren geen zorgen nalaten

Regelmatig zie ik hoe fijn het voor nabestaanden is als de overleden dierbare zelf het een en ander op papier heeft gezet. Het geeft mensen houvast, het ontzorgt ze in een toch al moeilijke periode en het geeft ze rust dat de zaken geregeld worden zoals de overledene dat voor ogen had.

Geen enkele situatie is hetzelfde zoals geen enkel mens of bedrijf hetzelfde is. Maak daarom eens een afspraak bij een notaris, kijk of je een klik hebt met degene met wie je aan tafel zit en laat je goed voorlichten over alle mogelijkheden die er zijn.