Juridische documentatie: deze documenten heeft jouw onderneming nodig

Het is erg belangrijk om je met het juridische fundament van jouw onderneming bezig te houden. Sommige documenten zijn zelfs wettelijk verplicht om te hebben. Er kunnen hoge boetes worden opgelegd wanneer je niet aan deze verplichtingen voldoet. Maar er kleven meer voordelen aan goede juridische documentatie. Als je jouw juridische documenten op orde hebt, kun je conflicten voorkomen, aan een moraliteitskwestie voldoen, onduidelijkheid voor zijn, tijdig betaald krijgen, jouw (auteurs)rechten beschermen, jouw aansprakelijkheid beperken en nog veel meer.

Welke juridische documenten heb ik nodig?

Op de vraag welke juridische documenten je precies nodig hebt is echter geen eenduidig antwoord. Dit hangt af van jouw onderneming, branche, de producten en/of diensten die jij aanbiedt en met wie je samenwerkt. Daar heb je natuurlijk weer precies niks aan… Zo’n jurist die roept “dat hangt af van de situatie”. Daarom kun je hieronder een overzicht vinden van de meest voorkomende documenten, zodat jij toch een beeld krijgt van welke documenten voor jouw specifieke onderneming van belang (kunnen) zijn.

Wettelijk verplicht voor iedere ondernemer

Privacyverklaring
Het hebben van een privacyverklaring is vanuit de AVG voor iedere ondernemer verplicht, in welke branche jij ook onderneemt. In de privacyverklaring komt te staan welke persoonsgegevens jij verwerkt, waarom je dit doet, welke juridische grondslag je hiervoor hebt en hoe lang je de gegevens zult bewaren.

Verwerkingsregister

De AVG brengt ook met zich mee dat iedere ondernemer een verwerkingsregister bij moet houden. Dit kun je beschouwen als de persoonlijke administratie rondom jouw verwerking van persoonsgegevens. Dit is het document waar de Autoriteit Persoonsgegevens als eerste naar zal kijken bij een eventuele controle en kun je tevens gebruiken wanneer een van jouw klanten gebruik maakt van zijn recht op inzage. Hier kun je een voorbeeld van dit register zien.

Zeer aan te raden voor iedere ondernemer

Algemene voorwaarden
Niet wettelijk verplicht, maar wel de basis van iedere onderneming. Je kunt algemene voorwaarden beschouwen als de spelregels van jouw onderneming. Dit document bevat alle regels die op iedere overeenkomst die jij sluit van toepassing zijn. Met het hebben van algemene voorwaarden hoef jij dus niet met iedere opdrachtgever opnieuw te onderhandelen over zaken die voor jouw onderneming van belang zijn. Daarnaast kun jij met het inzetten van dit document ontzettend veel conflicten voorkomen, aangezien jouw opdrachtgever akkoord gaat met jouw document en daarmee regels. Meer weten over wat er in algemene voorwaarden moet komen te staan? Lees dit artikel.

Ook handig voor ondernemers

Overeenkomst van opdracht

Sommige zaken, zoals de prijs en hoeveelheid van wat jij levert, mag je niet opnemen in jouw algemene voorwaarden. We noemen dit kernbedingen. Nu kun je deze opnemen in je offerte, maar veel ondernemers vinden het fijner om met een aparte overeenkomst te werken. In een overeenkomst van opdracht leg je dus in principe afspraken over de werkzaamheden van een bepaalde opdracht vast, waar algemene voorwaarden voor iedere opdrachtgever en iedere opdracht gelden. Met een overeenkomst van opdracht voorkom je tevens een fictieve dienstbetrekking onder de Wet DBA. Hiermee vermijd je dat er loonbelasting en premies uit een arbeidsrelatie moeten worden afgedragen.

Wettelijk verplicht voor verwerkers

Verwerkersovereenkomst
Jij bent als verwerkingsverantwoordelijke helaas niet de enige die toegang heeft tot de door jou verwerkte persoonsgegevens. We hebben het hier over ketenverantwoordelijkheid. Die e-mailadressen bijvoorbeeld voor jouw nieuwsbrief, die kan een programma als Mailchimp ook inzien en klantgegevens die op jouw facturen staan komen ook bij jouw boekhouder terecht. Jij blijft echter verantwoordelijk voor deze gegevens en daarom dien je met al deze derde partijen die toegang hebben tot jouw gegevens afspraken te maken. Deze afspraken maak je in verwerkersovereenkomsten.

Deze overeenkomst dien je bij iedere verwerker met wie jij werkt op te vragen en te ondertekenen. Wanneer jij zelf verwerker bent en dus toegang hebt tot persoonsgegevens die jij niet zelf hebt verzameld doordat jij werkzaamheden voor jouw opdrachtgever verricht (denk aan websitehosts, marketeers die social media kanalen of nieuwsbrieven overnemen, boekhouders en VA’s), dien je een verwerkersovereenkomst te verstrekken aan jouw opdrachtgevers. In dit document komt onder andere te staan hoe de verwerker met deze niet zelf verzamelde gegevens omgaat en deze beveiligt.

Protocol datalekken

Bij een verwerkersovereenkomst wordt ook het protocol datalekken van een verwerker opgenomen. In dit verplichte protocol wordt opgenomen hoe er wordt gehandeld in geval van een datalek. Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Hiermee heb je niet alleen te maken in geval van een systeemhack, maar ook al bij het kwijtraken van een usb-stick of het onbemand achterlaten van je laptop. In je protocol neem je gegevens op over de soorten datalekken, hoe deze verschillende soorten kunnen worden opgemerkt, maar vooral ook welke acties genomen zullen worden om een datalek te stoppen en de schade te beperken.

Wettelijk verplicht (in bepaalde situaties) voor trackers

Cookiestatement

Of een cookiestatement voor jou verplicht is hangt af van het soort cookies dat jij gebruikt. Allereerst kennen we functionele cookies; dit zijn cookies die ervoor zorgen dat jouw website goed werkt. Wanneer je alleen gebruik maakt van functionele cookies heb je geen cookiestatement nodig.

Daarnaast kennen we analytische cookies, die bijvoorbeeld met het gebruik van Google Analytics worden geplaatst. Met dit gebruik heb je in beginsel wel een cookiestatement nodig, tenzij jij instelt dat deze aanbieder de gegevens niet voor andere doeleinden gebruikt, je een verwerkersovereenkomst hebt afgesloten en heel belangrijk: een deel van het ip-adres laat maskeren.

Echter, wanneer jij gebruik maakt van tracking cookies, dit is onder andere wanneer jij gebruik maakt van een Facebook Pixel, social share buttons op jouw blog hebt staan, reCAPTCHA onder je formulieren gebruikt of aan affiliate marketing doet, heb je altijd een cookiestatement nodig. In dit statement komt onder andere te staan welke cookies jij gebruikt en hoe bezoekers dit uit kunnen schakelen. Klik hier om gebruik te maken van de handige cookies-flowchart.

Wettelijk verplicht voor werkgevers

Arbeidsovereenkomst

Vanaf het moment dat jij personeel aanneemt, en geen zzp’er meer bent, heb je aanvullende juridische documentatie nodig. Een werkgever is namelijk verplicht om de werknemer een schriftelijke opgave te verstrekken van een aantal afspraken. In een arbeidsovereenkomst regel je of de werknemer voor bepaalde of onbepaalde tijd wordt aangenomen, het salaris, aantal vakantiedagen en vakantiegeld, wat er gebeurt in geval van ziekte, maar ook bijzondere bepalingen zoals een concurrentie- en relatiebeding kun je hierin opnemen.

Indien nodig voor werkgevers

Vaststellingsovereenkomst

Wanneer je werknemers in dienst hebt bestaat de kans dat je de arbeidsrelatie op een moment wilt stoppen. De vaststellingsovereenkomst is het document waarin de voorwaarden waaronder de arbeidsrelatie met wederzijds goedvinden wordt beëindigd, worden opgenomen. Beide partijen moeten hiermee akkoord gaan. Deze overeenkomst regelt onder andere de opzegtermijn, reden van beëindiging, ontslagvergoeding of transitievergoeding, eventuele vrijstelling van werk en bepalingen omtrent een uitkering.

Zeer aan te raden voor samenwerkers

Samenwerkingsovereenkomst

Samenwerken met een andere ondernemer lijkt geweldig: je krachten en kennis bundelen. Vaak wordt in al het enthousiasme echter vergeten duidelijke afspraken over deze samenwerking vast te leggen. In een samenwerkingsovereenkomst kun je onder andere regelen wat het doel is van jullie samenwerking, of de overeenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd geldt, of jullie beide een geldelijk bedrag investeren, hoeveel uren jullie ieder inbrengen en hoe de opbrengsten en eventuele verliezen worden gedeeld.

En nog zoveel meer juridische documenten…

Uiteraard zijn er nog veel meer juridische documenten die van belang kunnen zijn voor jouw onderneming, denk alleen al aan een licentieovereenkomst en quitclaim voor fotografen en modellen, een geheimhoudingsovereenkomst wanneer er sprake is van veel bedrijfsgevoelige informatie in een samenwerking, een influencerovereenkomst om conflicten over plaatsing van content en targets vs uitbetaling te voorkomen en een disclaimer als vrijwaringsclausule.

Wil jij meer weten over al deze documenten? Download dan nu het 30 pagina’s tellende e-book met checklist.

Uiteraard kan Lady Lawyer jou helpen met het opstellen van alle genoemde documenten. Neem voor een overzicht van onze mogelijkheden en bijbehorende tarieven of het aanvragen van een vrijblijvende offerte een kijkje op onze website.

Wil jij meer weten over wanneer en op welke manier je deze documenten vervolgens beschikbaar moet stellen aan jouw (potentiële) klanten? Dat lees je hier.