De AVG en ziekte: waar moet je als werkgever op letten?

In deze Corona-crisistijd kun je als werkgever te maken hebben met meer zieke werknemers. Als werkgever wil je dan graag weten wanneer je de werknemer weer op de werkvloer kunt verwachten. Op dit moment werken veel mensen vanuit huis. Er zijn een aantal branches waarbij personeel nog wél aanwezig is op de werkvloer, bijvoorbeeld het supermarktpersoneel. Het is als werkgever handig om te weten wanneer iemand weer in staat is om te werken of hoe lang je nog een vervanger moet regelen. Als werkgever heb je, vanwege de privacy (AVG) van de werknemer, niet het recht alles over de ziekte van de werknemer te weten of de bevoegdheid gegevens te registeren, terwijl je op grond van artikel 7:629 BW vaak wel verplicht bent om de zieke werknemer zijn loon door te betalen. Waar moet je als werkgever rekening mee houden als het gaat om de privacy van de werknemer in geval van ziekte? In dit artikel lees je alles over ziekte en de AVG.

Wettelijke grondslag ziekte en AVG

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, op grond van artikel 9 lid 1 Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Bijzondere persoonsgegevens zijn persoonlijke en gevoelige informatie. Ieder mens heeft het recht om deze informatie zo veel mogelijk voor zichzelf te houden. Als uitgangspunt geldt dat deze gegevens, op grond van artikel 9 lid 2 sub a AVG, alléén verwerkt mogen worden met toestemming van de betrokkenen, maar er gelden ook nog andere uitzonderingen voor het verwerken van deze gegevens. 

Uitzonderingen verwerken persoonsgegevens

Als werkgever heb je een grondslag nodig om de persoonsgegevens te verwerken (artikel 6 AVG) en er moet sprake zijn van een uitzonderingssituatie zoals benoemd in artikel 9 a AVG. Een van deze uitzonderingssituaties is het vitaal belang, op grond van artikel 9 lid 2 sub c AVG. Een vitaal belang is aan de orde wanneer de verwerking essentieel is voor iemands leven of gezondheid en aan die persoon geen toestemming gevraagd kan worden voor de verwerking van persoonsgegevens. Een voorbeeld van een vitaal belang is een grootschalige ramp waarbij hulp direct moet plaatsvinden. 

Een vitaal belang kan ook bestaan bij het monitoren van een epidemie en de verspreiding daarvan. Je zou daarom nu kunnen denken dat een werkgever de persoonsgegevens over een werknemer met Corona mag verwerken in deze Coronatijd. Het belang is namelijk het monitoren van een epidemie. Dit is echter niet het geval. Ten eerste is het monitoren van een epidemie niet de taak van een werkgever, maar van de GGD. Ten tweede is de voorwaarde voor een vitaal belang dat een persoon zelf geen toestemming kan geven voor de verwerking van persoonsgegevens. In veel gevallen zal de patiënt dit wel kunnen, als hij dat zou willen. Deze uitzonderingssituatie geldt dus niet voor het Corona-virus. 

Hoe zit het dan met de werkgever?

De werkgever mag volgens de Beleidsregels ‘De zieke werknemer’ van de Autoriteit Persoonsgegevens in principe geen gegevens over de gezondheid van de werknemer in zijn eigen administratie registeren of doorgeven aan de bedrijfsarts. De werkgever mag slechts om enkele gegevens vragen en registeren. Het gaat hier bijvoorbeeld om de lopende zaken en werkzaamheden van de zieke werknemer. Andere gegevens mogen niet verwerkt worden. Ook niet met toestemming van de werknemer. De werknemer kan zich door de gezagsverhouding gedwongen voelen om de gegevens te verlenen, hierdoor is er geen sprake van een ‘vrije wilsuiting’. Er is dus geen uitzonderingssituatie van toepassing op grond waarvan de werkgever persoonsgegevens mag verwerken. 

Uitzonderingen informatie verstrekken door werkgevers

In bepaalde gevallen kan het wel noodzakelijk zijn om de vrijwillig verstrekte informatie op te nemen in de administratie, bijvoorbeeld als een werknemer in ernstige mate last heeft van epilepsie en dit zelf (of via de bedrijfsarts) heeft aangegeven bij de werkgever. Het kan dan noodzakelijk zijn dat directe collega’s op de hoogte zijn van de ziekte en weten wat zij in geval van nood moeten doen. 

Ook kan het in de huidige situatie handig zijn om directe collega’s van de zieke werknemer te informeren. De werkgever kan met toestemming van de zieke werknemer collega’s informeren. Dit is echter geen grondslag om de gegevens te registeren. Het gaat dan slechts om de communicatie. 

Ministeriële regeling

Een werkgever heeft op basis van de AVG dus geen recht om de medische gegevens van de zieke werknemer te registeren. Voor een arts ligt dit anders; de Minister voor Medische Zorg heeft op 21 februari 2020 een wetsvoorstel ingediend. Dit wetsvoorstel heeft betrekking op de wettelijke meldingsplicht. Op 28 februari 2020 is het wetsvoorstel vastgesteld en in werking getreden. In deze ministeriële regeling is bepaald dat het Coronavirus behoort tot groep A van de Wet publieke gezondheid (Wpg). Dit betekent dat er een wettelijke meldingsplicht is ontstaan voor het Coronavirus. Wanneer een arts in Nederland bij een patiënt het Coronavirus vaststelt of vermoedt, dan moet hij dit direct melden aan de gemeentelijke gezondheidsdienst (GGD). De arts heeft daarnaast de bevoegdheid om de persoon in kwestie te isoleren. De ministeriële regeling geeft een arts dus het recht deze persoonsgegevens te verwerken, het moet immers van de wet.

Wat kun je als werkgever wél doen?

De werkgever mag Corona-besmettingen van de werknemer(s) niet registeren in de administratie. De AVG biedt namelijk geen grondslag voor de verwerking van de ziekte. Je kunt als werknemer registreren dat een werknemer ziek is, maar niet wat hij of zij precies heeft. Je mag als werkgever niet alle collega’s inlichten over de (eventuele) besmetting, tenzij de werknemer hier toestemming voor geeft. Wat je wel aan de zieke werknemer mag vragen is wanneer hij verwacht weer te kunnen werken. 

Voor een werkgever is dit een lastige situatie. Je mag niet alles aan de (zieke) werknemer vragen. Je mag je werknemers niet controleren op koorts of vragen stellen over andere klachten, zoals hoesten. Toch ben je verantwoordelijk voor een gezonde werkomgeving op grond van de Arbowet. Lady Lawyer geeft je een aantal tips wat je als werkgever wel kunt doen en vragen om de Corona-tijd door te komen: 

Tips om gezond de Corona-tijd door te komen

• Ten eerste mag je wel met de werknemer over een besmetting praten. De AVG speelt pas een rol wanneer gegevens echt geregistreerd worden, bij een gesprekje is dit niet het geval.
• Ten tweede kun je als werkgever voorzorgsmaatregelen nemen en je aansluiten bij de adviezen van het RIVM; je kunt bijvoorbeeld kiezen om iedereen thuis te laten werken.
• Tot slot kun je, eventueel in overleg met de bedrijfsarts, werknemers instrueren over de symptomen en voorzorgsmaatregelen. 

AVG en ziekte

Als werkgever mag je geen gegevens over de ziekte registeren. Je mag slechts registeren dat een werknemer ziek is. Er is namelijk geen grondslag in de AVG om de gegevens te registeren. Wanneer een werknemer ziek is, mag je weinig tot niets aan de werknemer vragen over de ziekte. Het enige wat je mag vragen, is wanneer de werknemer verwacht beter te zijn. In deze crisistijd is het wel van belang om goed te communiceren met de werknemers. Zo kun je samen zorgen voor een veilige werkomgeving.