Jouw rechten en plichten als ondernemer bij een automatische incasso

Maandelijks terugkerende betalingen, we hebben ze allemaal. Denk aan een automatische incasso van een energiebedrijf, internetprovider of streamingdienst. Maar wist je dat in ondernemersland terugkerende betalingen ook steeds vaker worden ingezet? Zoals doorlopende memberships of een abonnement voor het herhaaldelijk aanschaffen van een bepaald product? Deze subscription based e-commerce focust zich op lange termijn relaties met een zo makkelijk mogelijke betaling: automatisch incasseren. Maar hoe werkt zo’n automatische incasso eigenlijk en wat zijn als ondernemer jouw rechten en plichten bij het uitvoeren van zo’n automatische incasso?  

Wat is een automatische incasso?

Een automatische incasso is een betaalmethode waarbij een bedrijf gemachtigd wordt om automatisch geld af te schrijven van de bankrekening van de klant. Het afschrijven mag alleen als de klant hiervoor toestemming geeft. We noemen die toestemming een machtiging. Automatisch incasseren wordt met name gebruikt voor terugkerende betalingen (recurring payments), maar kan ook gebruikt worden voor een eenmalige aankoop van een product of dienst.

Het gebruik van een automatische incasso als ondernemer heeft voor- en nadelen. Zo is de betaalmethode veilig, snel en kan deze door iedereen met een bankrekening gebruikt worden. Maar er zijn óók wat nadelen waar jij als ondernemer rekening mee moet houden als je gebruik maakt van automatische incasso’s. Want wat doe je wanneer een betaling niet lukt? Of de klant het geld storneert? Daarover lees je later in dit artikel meer. 

Makkelijk betalen in Europa door SEPA

Hoewel de betaalmethode gemak uitstraalt hebben bedrijven in het verleden misbruik gemaakt van automatische incasso’s. Inmiddels zijn de wetten voor betalingsverkeer in Europa daarom aangescherpt, met name door de komst van de SEPA-wetgeving (Single Euro Payments Area). Dit is een initiatief van de Europese Unie om één betaalmarkt in Europa te creëren. Op dit moment maken 28 Europese lidstaten gebruik van de SEPA. Hierdoor verlopen vrijwel alle betalingen makkelijker en sneller. Zowel binnen Nederland als met andere SEPA-landen.  

Wat is een incassomachtiging?

Wil je met jouw bedrijf een abonnement of product lanceren en gebruik maken van automatisch incasseren? Dan heb je een incassomachtiging nodig van de klant. Met zo’n machtiging geef je opdracht aan jouw bank om een bedrag (herhaaldelijk) af te schrijven van de rekening van de klant. De bank controleert eerst of jouw bedrijf beschikt over een incassocontract, die je kunt afsluiten als je aan bepaalde voorwaarden voldoet. Vervolgens verwerkt de bank de incassotransacties en wordt het bedrag van de klant zijn of haar rekening (automatisch) afgeschreven. 

Wat moet er in een incassomachtiging staan?

Om bedragen automatisch te incasseren heb je dus een machtiging van je klant nodig, dat ook wel mandaat genoemd wordt. Zo’n machtiging geven klanten jou in de vorm van een machtigingsformulier. Je kunt dit formulier zelf ontwerpen, zolang er maar de juiste informatie op staat. De volgende onderdelen moeten verplicht in een incassomachtiging staan:

• Bedrijfsnaam en adres: naast je volledige naam moet hier ook de woonplaats en het land vermeld worden.
• Het woord ‘SEPA’ in de titel van de machtiging: bijvoorbeeld: Eenmalige SEPA-machtiging of Doorlopende SEPA-machtiging
• Incassant ID: deze unieke code krijgt elk bedrijf dat in het SEPA-gebied de opdracht aan banken mag geven om automatisch te incasseren. 
• Machtigingskenmerk: dit kenmerk geef je als bedrijf aan een klant en moet uniek zijn en in combinatie met het incassant ID. Dit kenmerk mag maximaal 35 tekens bevatten.
• Toestemmingstekst: in deze verplichte tekst staat dat de klant jouw bedrijf en zijn of haar bank toestemming geeft om van zijn of haar bankrekening te incasseren. Hiervoor zijn bepaalde voorschiften.
• Terugboekingstermijn: de terugboekingstermijn van een SEPA-machtiging kan variëren. Ook hiervoor zijn bepaalde voorschriften die je kunt raadplegen.
• Gegevens van de geïncasseerde: vermeld hier de volledige naam inclusief adres, woonplaats en land, maar ook de IBAN van de geïncasseerde, in dit geval de klant.
• Ondertekening inclusief datum en plaats

Welke soorten machtigingen zijn er?

Nu is het aan de klant om dit machtigingsformulier te onderteken om zo toestemming te geven tot automatisch incasseren. Het machtigen kan op verschillende manieren. De meest voor de hand liggende is de papieren machtiging. Maar je hebt ook een elektronisch alternatief, namelijk een digitale incassomachtiging. Er zijn op dit moment vier soorten digitale incassomachtigingen:

• Mandaat via de bank

Je kunt als klant een machtiging geven via een beveiligde internetpagina van de bank. Banken noemen dit Digitaal Incassomachtigen. Zodra een klant online akkoord geeft worden de gegevens direct in de bankomgeving van de klant geregistreerd. De kans op een onterechte incasso is erg klein, omdat het akkoord direct aan de bank is gegeven. Het nadeel is wel dat Digitaal Incassomachtigen relatief duur is voor jouw bedrijf.

• E-mandaat

Bij een e-mandaat wordt de controle uitgevoerd via een iDEAL-betaling. Door deze betaling worden o.a. de bankgegevens en toegang gecontroleerd en in sommige gevallen wordt een eerste termijn direct betaald. Het voordeel van machtiging via een e-mandaat is dat het percentage storneringen (4%) veel lager ligt dan incasso’s zonder e-mandaat (15%).

• Sms-mandaat

Wie telefonisch een product of dienst wil afsluiten moet zijn identiteit kunnen bevestigen om een bedrijf te kunnen machtigen. Dat gebeurt vaak via een sms-mandaat. De telefoonmedewerker vraagt een code aan die de klant vervolgens moet opnoemen. Hoewel de methode vaak wordt gebruikt door callcenters kiezen veel bedrijven voor een alternatieve methode. De klant moet namelijk een stap maken buiten het gesprek om, wat soms voor irritatie zorgt én een sms-mandaat geeft extra kosten.  

• E-mailmandaat

Omdat alléén telefonisch akkoord officieel niet voldoende is om een bedrijf te machtigen, maken bijvoorbeeld callcenters gebruik van e-mailmandaat. Deze vorm van machtigen is minder populair en niet altijd de beste keuze. Zo is het conversiepercentage van een machtiging via e-mail erg klein. Ook kun jij als bedrijf niet altijd de identiteit van de klant bevestigen, omdat er op een link in een e-mail geklikt moet worden.

De categorieën incassomachtigingen

Op dit moment bestaan er grofweg drie incassomachtiging categorieën, namelijk: standaard, zakelijk en kansspelen. Die laatste, de kansspel incassomachtiging, is het makkelijkst. Deze vorm is namelijk alleen bedoeld voor kansspelen zoals de staatsloterij of de postcodeloterij die jouw eenmalige of maandelijkse inzet innen. De overige twee verdienen iets meer uitleg. 

• Standaard incasso

Met de standaard incasso kun je zowel particulieren als bedrijven incasseren. De betaler heeft bij deze vorm van incasseren altijd het recht om binnen 56 kalenderdagen (8 weken), ongeacht de reden, de incasso te storneren. Blijkt de betaling helemaal onterecht? Dan kan de betaler via de procedure Melding Onterechte Incasso (MOI) binnen 13 maanden alsnog het afgeschreven bedrag terugeisen.  

• Zakelijke incasso

Een zakelijke incasso is alleen beschikbaar wanneer je betalingen incasseert van andere bedrijven, dus geen particulieren of microbedrijven. Bij deze vorm van incasseren heeft de betaler géén recht op storneren of op het terugeisen van het afgeschreven bedrag via de MOI procedure. Een zakelijke incasso kan alleen plaatsvinden wanneer de betaler een zakelijke bankrekening heeft en bij zijn of haar bank een machtiging van betaling afgeeft. 

Eenmalige of doorlopende machtiging

Zowel de standaard als zakelijke als kansspel incassomachtigingen kunnen eenmalig of doorlopend zijn. Dit ligt maar net aan het soort product of dienst dat geleverd wordt. Het is wel onwijs belangrijk dat je dit vooraf communiceert naar de betaler en dit zwart op wit vastlegt in het machtigingsproces. 

Het verschil tussen eenmalig of doorlopend:

• Eenmalige machtiging: de betaler geeft jou toestemming om één keer een bedrag van zijn of haar betaalrekening te laten afschrijven. Denk aan de aankoop van een (online) cursus, webshopartikel of workshoptickets. 

• Doorlopende machtiging: de betaler geeft jou toestemming om op vaste momenten een bedrag van zijn of haar betaalrekening te laten afschrijven. Denk aan een maandelijks terugkerend membership, boekhoudprogramma of verzekering. 

Informatieplicht automatische incassomachtiging

Je kunt ondanks het hebben van een rechtsgeldige machtiging niet zomaar starten met het incasseren van je klant. Zo wordt er volgens de SEPA-regels van jou als bedrijf verwacht je klant op tijd een vooraankondiging te sturen. Dit houdt in dat je jouw klant informeert over iedere betaling vóór het geld daadwerkelijk wordt afgeschreven. Deze wetgeving hanteert een termijn van 14 kalenderdagen, tenzij je met jouw klant een korter termijn hebt afgesproken. Gaat het om een doorlopende betaling? Dan is een eenmalig inlichting met hierin de frequentie en het bedrag voldoende. Maar let op: verandert het bedrag? Dan ben je opnieuw verplicht jouw klant hier op tijd over in te lichten. Een vooraankondiging moet in ieder geval deze informatie bevatten: 

• De incassodatum
• Het bedrag 
• Het machtigingskenmerk
• Het Incassant ID
• (Optioneel) IBAN van de klant of betaler 

Wat als een automatische incasso niet lukt?

Een mislukte automatische incasso kan verschillende oorzaken hebben. De meest voorkomende oorzaak? Een saldotekort bij de klant. Wat de reden van een mislukte automatische incasso ook is, een niet-succesvolle transactie wordt altijd teruggekoppeld aan jou als crediteur met een bepaalde code. Deze code noemen we ook wel ‘reasoncode’, de betekenis van iedere code kun je hier terugvinden. Zo’n code maakt het voor jou als incassant een stuk makkelijker te achterhalen wat er precies fout is gegaan. 

Hoe dan ook: de meeste banksystemen bieden jou als ondernemer meerdere herhaaldelijke pogingen aan wanneer een betaling mislukt. Je bent wel verplicht jouw klant hiervan op de hoogte te stellen. Heeft er na deze pogingen nog steeds geen succesvolle incasso plaatsgevonden? Dan kun je ervoor kiezen het lidmaatschap of de dienst per direct stop te zetten of toegang te weigeren. Wel blijft de betalingsplicht die is aangegaan gewoon bestaan. Het beste is om persoonlijk contact met je klant op te nemen en aan de hand daarvan eventuele vervolgstappen, zoals het inschakelen van een incassobureau, te bepalen. 

Automatische incassomachtigingen beheren 

Wanneer je een automatische incassomachtiging aangaat met een klant ben jij als ondernemer (incassant) verantwoordelijk voor het archiveren en opslaan van gewijzigde documenten. Denk aan brieven naar je klant waarin jij de annulering van een papieren machtiging bevestigt. Maak je gebruik van e-mandates dan moet er altijd online geannuleerd of opgezegd en bevestigd worden. Staat er na de annulering nog een betaling gepland? Dan ben je als incassant verplicht om passende informatie over de annulering bij de laatste incasso toe te voegen. 

De bewaartermijn van een ingetrokken machtiging is minimaal 14 maanden. Dit omdat een onterechte incassoprocedure nog tot 13 maanden na de transactiedatum door een klant ingediend kan worden. Zit er in jouw bestand een machtiging die al 36 maanden inactief is? Dan is het jouw plicht deze automatisch te annuleren. Een annulering is altijd definitief. Dit betekent dat diezelfde machtiging nooit opnieuw mag worden gebruikt. Heeft jouw klant geannuleerd maar keert hij of zij na een tijdje toch weer terug? Dan moet er dus een nieuwe machtiging gemaakt worden. 

Het gebruik van automatische incasso

Met de opkomst van subscription based e-commerce neemt ook de vraagt naar laagdrempelige betalingsmethodes toe. Dit betekent dat de automatische incasso tegenwoordig niet meer weg te denken valt. Het biedt jou als ondernemer de mogelijkheid je cashflow flink te automatiseren (minder werk) en het geeft de klant een vrij veilig gevoel door het recht op storneren en de MOI procedure (als je gaat voor een standaard incasso). Het gebruik van de automatische incasso kent daarom voor-en nadelen en vraagt voor gebruik om goede afwegingen. Besluit je om een automatische incasso aan bijvoorbeeld jouw membership te hangen? Vergeet dan niet dit in je algemene voorwaarden te vermelden! Wil jij jouw algemene voorwaarden laten opstellen door Lady Lawyer? Bekijk dan onze speciale pakketten.

Let op: afhankelijk van wanneer je dit artikel leest kan deze informatie verouderd zijn. De artikelen op deze website bevatten algemene juridische informatie, maar uitdrukkelijk geen één-op-één advies. Hulp nodig bij jouw specifieke situatie? Neem dan contact met ons op.