Algemene voorwaarden opstellen

Algemene voorwaarden, ook wel de kleine lettertjes genoemd, bevatten alle regels die van toepassing zijn op iedere overeenkomst die je sluit. Hoewel het hebben van algemene voorwaarden wettelijk niet verplicht is, raad ik iedere ondernemer die regelmatig overeenkomsten sluit aan deze toch op te laten opstellen.

Waarom een bedrijf algemene voorwaarden nodig heeft

Zoals eerder gezegd staan in de algemene voorwaarden alle regels die op elke overeenkomst van toepassing zijn. Dit betekent dat je niet steeds opnieuw hoeft te onderhandelen over zaken die voor jouw onderneming van belang zijn. Door de algemene voorwaarden is het direct duidelijk welke rechten en plichten jouw klant heeft. Het bespaart je een hoop tijd én je potentiële klanten weten meteen waar zij aan toe zijn.

Met algemene voorwaarden kun jij dus problemen vermijden in plaats van oplossen. Het document kan de risico’s, die jij als ondernemer loopt, aanmerkelijk verkleinen. Zo kun je je aansprakelijkheid beperken en de betalingstermijn en betalingsvoorwaarden voor je klanten duidelijk vaststellen. Daarnaast kom jij zonder het hebben van toepasselijke algemene voorwaarden achter in de rij te staan wanneer jouw klant door een faillissement zijn openstaande vorderingen aan jou niet kan betalen. En wist je al dat jij je tarieven niet zomaar mag verhogen wanneer je hier niets over hebt opgenomen in je algemene voorwaarden?

Redenen genoeg om algemene voorwaarden te willen voor jouw onderneming. Maar welke bepalingen komen hier nu eigenlijk in te staan?

Bepalingen in jouw algemene voorwaarden

Wanneer jouw bedrijf alleen dezelfde diensten levert is het handig om de duur van de overeenkomst, de leveringstermijn en een opzegtermijn op te nemen, zodat je dit niet steeds opnieuw hoeft te bespreken met een nieuwe opdrachtgever. Wanneer je goederen levert kun je ook de bedenktijd en retourvoorwaarden opnemen.

Erg belangrijk om te regelen zijn ook je betalingstermijnen en voorwaarden. Wanneer je niets op papier zet over je facturen, geldt de wettelijke termijn dat deze binnen 30 kalenderdagen moeten worden voldaan. Wil jij dat je klanten sneller betalen -bijvoorbeeld binnen de iets gangbare 14 dagen na factuurdatum – dan kun je dit (naast dit op je factuur aan te geven) ook opnemen in je algemene voorwaarden. 

Ook zijn je algemene voorwaarden van belang wanneer je te maken hebt met wanbetalers. In het geval van wanbetalers, komen alle kosten die jij moet maken om je geld te innen voor rekening van de opdrachtgever. Met je algemene voorwaarden kun je tevens voorkomen dat je achterin de rij met schuldeisers moet aansluiten, als jouw opdrachtgever je niet zomaar kan betalen wegens een faillissement.

Het laatste waar jij als ondernemer op zit te wachten is natuurlijk een claim aan je broek. Met algemene voorwaarden kun jij je aansprakelijkheid beperken. Zo kun je regelen dat je alleen aansprakelijk bent als er schade is ontstaan door schuld of opzettelijkheid aan jouw kant en enkel tot een bedrag ter hoogte van je honorarium, of het bedrag dat wordt uitgekeerd door jouw beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

Dit zijn slechts enkele zaken die je kunt vastleggen in je algemene voorwaarden. Er zijn echter ook bepalingen die je absoluut niet op mag nemen, deze zijn opgenomen op de zogenoemde grijze en zwarte lijst.

De grijze en zwarte lijst

Niet op de grijze of zwarte lijst, maar in je algemene voorwaarden komen geen kernwaarden van een overeenkomst te staan. De prijzen die je vraagt voor je geleverde goederen of diensten mogen dus niet in de algemene voorwaarden worden opgenomen. Wel kun je een bepaling integreren die vermeldt dat je het recht hebt je prijzen te verhogen.

De grijze lijst bevat bepalingen die verdacht zijn. Van deze bepalingen wordt vermoed dat zij onder bepaalde omstandigheden onredelijk bezwarend zijn voor jouw opdrachtgever of consument. Een voorbeeld hiervan is het opnemen van een opzegtermijn van langer dan drie maanden.

Bepalingen op de zwarte lijst zijn al aangemerkt als onredelijk bezwarend. Wanneer je deze bepalingen opneemt in je algemene voorwaarden kunnen deze door de rechter worden vernietigd, wat betekent dat deze bedingen niet van toepassing zullen zijn. Voorbeelden van bepalingen op de zwarte lijst zijn het uitsluiten van ontbinding van de overeenkomst of een verjaringstermijn van korter dan 12 maanden opnemen.

Praktische zaken over jouw bedrijfsvoorwaarden

Je hebt je algemene voorwaarden op orde (waarin nog véél meer zaken zijn opgenomen dan eerder benoemd), maar wat moet je hier nu eigenlijk mee doen? Je kunt je voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit is echter alleen voldoende wanneer je redelijkerwijs niet in staat bent je voorwaarden ter hand te stellen.

Wanneer stuur je de algemene voorwaarden?

Wanneer je overeenkomsten op afstand sluit (via het internet, wanneer je bijvoorbeeld een webshop hebt) kun je je algemene voorwaarden digitaal aanbieden door deze op je website te zetten. In dit geval moet je de klant echter wel in staat stellen de voorwaarden op te slaan.

In elke andere situatie stuur je de algemene voorwaarden vóór of op het moment van het sluiten van de overeenkomst. Daarna is dus te laat! Je kunt dit het beste doen door de voorwaarden mee te sturen met je offerte. In je offerte kun je dan een bepaling opnemen waarin staat dat de klant bij acceptatie van de offerte, automatisch akkoord gaat met je algemene voorwaarden.

Geschil tussen contractspartijen over de algemene voorwaarden

Een laatste puntje is het risico van battle of forms. Hier is sprake van wanneer beide partijen hun eigen algemene voorwaarden van toepassing willen verklaren. Je kunt dit voorkomen door de algemene voorwaarden van de andere partij uitdrukkelijk af te wijzen.

Zelf algemene voorwaarden opstellen

Uiteraard kun je ervoor kiezen met deze informatie – en alle overige informatie die mr. Google kan leveren – zelf je algemene voorwaarden op te stellen. Jouw onderneming is echter uniek. Ook al lijken jouw goederen of diensten op die van je concurrent, met jouw algemene voorwaarden kun je laten zien wat jij belangrijk vindt voor jouw bedrijfsvoering en je onderscheiden. 

Naast het feit dat het onverstandig is om je algemene voorwaarden zelf op te stellen met alles wat je op internet kunt vinden, berust er hoogstwaarschijnlijk ook nog eens auteursrecht op de algemene voorwaarden die jij wilt overnemen. Net zoals een auteur auteursrecht heeft op zijn boek en een fotograaf op zijn foto’s, zo heeft een jurist auteursrecht op door hem of haar opgestelde algemene voorwaarden. Neem daarom niet zomaar over wat een andere ondernemer belangrijk heeft gevonden, maar stel samen met een jurist op jouw onderneming gespecificeerde voorwaarden op die volledig aan jouw wensen voldoen.